Teil 1 einer Serie für Geschäftsführer und CEOs, die digitale Transformation erfolgreich gestalten möchten
Als Geschäftsführer oder CEO stehen Sie vor einer Herausforderung, die in den letzten Jahren omnipräsent geworden ist: die digitale Transformation. Doch was bedeutet das eigentlich konkret für Ihr Unternehmen? Und noch wichtiger: Wie gehen Sie es richtig an?
Die gute Nachricht: Digitale Transformation ist weniger kompliziert, als viele denken. Die weniger gute Nachricht: Sie erfordert eine grundlegende Veränderung in der Denkweise – und genau darum geht es in diesem ersten Beitrag.
Es geht um Menschen und Geschäft, nicht um Technologie
Lassen Sie uns mit dem grössten Missverständnis aufräumen: Digitale Transformation ist keine IT-Initiative. Sie ist eine Geschäftsstrategie, die Menschen und Prozesse in den Mittelpunkt stellt.
Ja, Technologie spielt eine Rolle. Aber sie ist das Werkzeug, nicht das Ziel. Stellen Sie sich vor, Sie würden eine neue Küche einrichten: Sie kaufen nicht einfach die teuersten Geräte und hoffen, dass daraus automatisch besseres Essen entsteht. Sie überlegen sich zuerst, was Sie kochen möchten, wie Ihre Abläufe sind und wer in der Küche arbeitet – und erst dann wählen Sie die passenden Werkzeuge.
Genau diese Denkweise brauchen Sie für die digitale Transformation.
Ziele vor Technologie: Was wollen Sie wirklich erreichen?
Bevor Sie auch nur ein einziges digitales Tool evaluieren, müssen Sie sich über Ihre Geschäftsziele im Klaren sein. Fragen Sie sich:
- Wollen Sie schneller auf Kundenanfragen reagieren?
- Möchten Sie administrative Arbeitslasten reduzieren?
- Sollen Risiken minimiert werden?
- Wollen Sie Fehlerquoten senken?
- Geht es um bessere Entscheidungsgrundlagen?
Diese konkreten Ziele – nicht abstrakte Begriffe wie «Digitalisierung» oder «Innovation» – sind Ihr Kompass. Sie zeigen Ihnen, wo Sie anfangen sollten und woran Sie Erfolg messen können.
Ein Beispiel: Wenn Ihr Ziel ist, die Reaktionszeit auf Kundenanfragen zu halbieren, dann wissen Sie genau, welche Prozesse Sie sich ansehen müssen. Wenn Sie stattdessen einfach «ein CRM-System einführen» wollen, haben Sie kein klares Ziel – und keine Möglichkeit zu erkennen, ob Sie erfolgreich waren.
Die Grundlage: Verstehen Sie, wie heute gearbeitet wird
Hier kommt der Teil, den viele überspringen wollen, der aber absolut entscheidend ist: Dokumentieren Sie Ihre aktuellen Prozesse und Abläufe.
Erstellen Sie eine «Landkarte» Ihrer Prozesse, die zeigt:
- Wer macht was? – Welche Rollen und Personen sind involviert?
- Welche Werkzeuge werden verwendet? – Software, Excel-Listen, E-Mails, Telefon, Papierformulare?
- Wo hakt es? – Welche Komplikationen, Engpässe und Frustrationen gibt es?
- Wie viel Zeit wird investiert? – Wie lange dauern einzelne Schritte tatsächlich?
Diese Bestandsaufnahme mag mühsam erscheinen, aber sie ist Gold wert. Sie werden überrascht sein, wie viel Klarheit allein durch diesen Prozess entsteht. Oft entdecken Teams dabei Ineffizienzen, von denen niemand wusste – oder die alle kannten, aber nie angesprochen haben.
Ein praktischer Tipp: Nehmen Sie sich einen typischen Prozess vor – etwa die Bearbeitung eines Kundenauftrags von Anfang bis Ende. Gehen Sie mit den beteiligten Mitarbeitenden den gesamten Weg durch. Sie werden erstaunt sein, wie viele «Work-arounds» und manuelle Schritte sich über die Jahre eingeschlichen haben.
Weniger ist mehr: Fokussieren Sie sich
Eine der häufigsten Fallen in der digitalen Transformation ist der Versuch, zu viel auf einmal anzugehen. Sie sehen plötzlich überall Optimierungspotenzial und möchten alles gleichzeitig ändern.
Tun Sie das nicht.
Setzen Sie klare Prioritäten und fangen Sie mit den richtigen Prozessen an. Ideal sind solche, die:
- Repetitiv sind – sie werden immer wieder auf die gleiche Art durchgeführt
- Manuell sind – sie erfordern viel Handarbeit ohne echten Mehrwert
- Zeitintensiv sind – sie binden viele Ressourcen
- Fehleranfällig sind – durch die Komplexität oder Anzahl der Schritte
Beginnen Sie mit einem oder zwei solchen Prozessen. Erzielen Sie dort messbare Erfolge. Lernen Sie aus der Erfahrung. Und dann – erst dann – gehen Sie zum nächsten über.
Erst aufräumen, dann automatisieren
Hier kommt eine unbequeme Wahrheit: Manchmal ist es besser, Dinge ganz zu stoppen oder anders zu machen, bevor man sie digitalisiert.
Automatisierung macht schlechte Prozesse nicht gut – sie macht sie nur schneller schlecht. Wenn ein Prozess ineffizient, unnötig kompliziert oder veraltet ist, dann bringt es wenig, ihn zu digitalisieren. Im Gegenteil: Sie zementieren damit die Ineffizienz.
Deshalb sind zwei Schritte vor jeder Automatisierung entscheidend:
1. Standardisieren: Gibt es für den gleichen Vorgang verschiedene Wege, je nachdem wer ihn durchführt? Vereinheitlichen Sie zuerst die Vorgehensweise.
2. Vereinfachen: Sind alle Schritte wirklich notwendig? Gibt es Genehmigungen, die nur noch aus historischen Gründen existieren? Können Schritte zusammengelegt werden?
Oft stellt sich heraus, dass ein Prozess nach Standardisierung und Vereinfachung bereits so effizient ist, dass er gar keine Automatisierung mehr braucht. Oder dass die Automatisierung nun viel einfacher und günstiger wird.
Entscheidungen mit Daten: Messen Sie Ihren Erfolg
«What gets measured, gets managed» – dieser Grundsatz gilt besonders für die digitale Transformation. Wenn Sie nicht messen, werden Sie nicht wissen, ob Ihre Bemühungen erfolgreich sind.
Definieren Sie von Anfang an klare Metriken:
- Zeitersparnis pro Prozess – Wie viele Stunden oder Tage werden eingespart?
- Fehlerreduktion – Um wie viel Prozent sind Fehler zurückgegangen?
- Durchlaufzeit – Wie hat sich die Zeit vom Start bis zum Abschluss verändert?
- Mitarbeiterzufriedenheit – Wie erleben Ihre Mitarbeitenden die Veränderung?
- Kundenzufriedenheit – Hat sich die Erfahrung Ihrer Kunden verbessert?
Diese Daten dienen zwei Zwecken: Sie zeigen Ihnen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, und sie helfen Ihnen bei Entscheidungen für die nächsten Schritte. Welche Prozesse sollten als nächstes angegangen werden? Was hat gut funktioniert und sollte auf andere Bereiche übertragen werden?
Denken Sie in Phasen, nicht in Projekten
Und hier kommt vielleicht die wichtigste Erkenntnis: Digitale Transformation ist keine einmalige Übung. Es ist eine kontinuierliche Reise.
Viele Unternehmen behandeln Digitalisierung als Projekt mit einem festen Anfang und Ende. «Wir digitalisieren uns jetzt», wird beschlossen, ein Budget freigegeben, Systeme implementiert – und dann ist das Thema «erledigt».
Das ist grundlegend falsch.
Denken Sie stattdessen in Phasen:
Phase 1: Bestandsaufnahme und schnelle Erfolge – Prozesse verstehen, niedrig hängende Früchte ernten
Phase 2: Systematische Optimierung – Die wichtigsten Prozesse standardisieren und automatisieren
Phase 3: Integration und Skalierung – Systeme verbinden, Erkenntnisse auf weitere Bereiche übertragen
Phase 4: Kontinuierliche Verbesserung – Neue Technologien evaluieren, Prozesse regelmässig hinterfragen
Jede Phase baut auf der vorherigen auf. Mit jeder Phase wird Ihre Organisation reifer in der Art, wie sie mit Digitalisierung umgeht. Die Mitarbeitenden entwickeln neue Fähigkeiten, die Kultur verändert sich, das Verständnis wächst.
Diese Reifung ist das eigentliche Ziel – nicht die Einführung eines bestimmten Systems oder Tools.
Ihr Fahrplan für den Start
Lassen Sie uns zusammenfassen, was die richtige Denkweise für digitale Transformation ausmacht:
1. Menschen und Geschäft zuerst – Technologie ist das Mittel, nicht der Zweck
2. Klare Ziele definieren – Was wollen Sie konkret erreichen?
3. Transparenz schaffen – Wie funktionieren Ihre Prozesse heute wirklich?
4. Fokussiert vorgehen – Nicht alles auf einmal, sondern gezielt und schrittweise
5. Erst aufräumen, dann digitalisieren – Standardisieren und vereinfachen vor Automatisierung
6. Mit Daten führen – Messen Sie Erfolg und lernen Sie daraus
7. Langfristig denken – Phasen statt Projekte, Reife statt Revolution
Was als Nächstes kommt
Wenn Sie diese Grundprinzipien verinnerlicht haben, sind Sie bereit für die praktische Umsetzung. In den kommenden Beiträgen dieser Serie werden wir tiefer in die einzelnen Schritte eintauchen:
- Wie Sie effektiv Prozesse dokumentieren und analysieren
- Welche Prozesse Sie priorisieren sollten
- Wie Sie die richtigen Tools und Lösungen evaluieren
- Wie Sie Ihr Team auf die Reise mitnehmen
- Wie Sie Erfolge messen und kommunizieren
Aber für heute gilt: Die richtige Denkweise ist der erste und wichtigste Schritt. Mit ihr vermeiden Sie die häufigsten Fehler und legen den Grundstein für nachhaltige Transformation.
Haben Sie Fragen zur digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen? Möchten Sie die nächsten Schritte besprechen? Nehmen sie via Formular mit mir Kontakt auf.